Layanan konsultasi dan koordinasi merupakan salah satu fungsi penting UKPBJ dalam mendukung perangkat daerah. Tidak semua persoalan pengadaan membutuhkan proses panjang. Dalam banyak kasus, kendala dapat diselesaikan lebih cepat melalui konsultasi yang tepat, terarah, dan didukung data yang memadai.
SOP layanan konsultasi bertujuan memberikan kepastian alur bagi perangkat daerah yang membutuhkan arahan terkait pengadaan barang/jasa. Konsultasi dapat mencakup perencanaan paket, penyusunan dokumen, jadwal pelaksanaan, kendala administratif, hingga koordinasi lintas pihak dalam proses pengadaan.
Secara umum, layanan konsultasi dimulai dari penyampaian permintaan oleh OPD, baik secara langsung, surat, maupun media komunikasi resmi yang telah ditetapkan. Permintaan tersebut sebaiknya disertai uraian masalah, dokumen pendukung, serta tujuan konsultasi agar pembahasan dapat lebih fokus dan efisien.
Setelah permintaan diterima, UKPBJ melakukan penjadwalan atau penyesuaian mekanisme layanan. Pada tahap konsultasi, petugas atau tim yang menangani akan menggali informasi utama, mengidentifikasi titik persoalan, lalu memberikan arahan atau solusi sesuai ruang lingkup kewenangan. Bila masalah memerlukan pembahasan lanjutan, UKPBJ dapat menjadwalkan koordinasi tambahan bersama pihak terkait.
Hasil konsultasi sebaiknya didokumentasikan secara singkat agar dapat menjadi acuan tindak lanjut oleh OPD. Dokumentasi ini penting untuk mencegah perbedaan pemahaman dan menjaga kesinambungan koordinasi di kemudian hari.
Melalui SOP layanan konsultasi dan koordinasi, UKPBJ Kabupaten Banggai dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat, responsif, dan terukur. Pada saat yang sama, perangkat daerah juga memperoleh kepastian mekanisme saat membutuhkan dukungan teknis dalam proses pengadaan.
