Agar pengadaan berjalan tertib, setiap pihak perlu memahami tahapan umumnya. Secara garis besar, pengadaan barang/jasa pemerintah dimulai dari tahap perencanaan kebutuhan.

Pada tahap ini, perangkat daerah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa berdasarkan program kerja dan anggaran yang tersedia. Setelah itu, dilakukan persiapan pengadaan, seperti penyusunan spesifikasi teknis, kerangka acuan kerja, jadwal pelaksanaan, dan perkiraan biaya.

Tahapan berikutnya adalah pemilihan penyedia, apabila pengadaan dilakukan melalui pihak ketiga. Proses ini dapat dilakukan dengan metode yang sesuai dengan jenis dan nilai pengadaan. Setelah penyedia ditetapkan, masuk ke tahap pelaksanaan kontrak, yaitu fase ketika pekerjaan mulai dijalankan sesuai kesepakatan.

Tahap terakhir adalah pemeriksaan hasil pekerjaan, serah terima, dan evaluasi. Seluruh tahapan ini saling berkaitan. Jika tahap awal tidak dipersiapkan dengan baik, maka tahap berikutnya berisiko mengalami hambatan.

Karena itu, pemahaman terhadap tahapan pengadaan sangat penting bagi OPD, pejabat pengadaan, maupun penyedia.